Jak vytvořit nezapomenutelnou cateringovou událost: průvodce plá

Jakmile zorganizujete pár akcí pro hosty, zjistíte, že naprosto zásadním faktorem pro její úspěch je správné plánování. Nepodceňte ho a věnujte mu od začátku patřičnou pozornost.

Plány i pro neplánovače

Možná jste si mysleli, že to půjde bez plánování, ale zklameme vás. Právě to je zásadní pro to, zda vaše akce bude fiaskem nebo se zařadí mezi události roku. 

Rozhodně si ujasněte proč akci pořádáte, co je jejím cílem. Od toho se pak bude odvíjet další plánování:

• kolik lidí na ni pozvete (vždy zvěte o 30 % víc osob než pro kolik je vaše akce určena)
• kdy a kde ji uspořádáte (bude počasí na to, aby mohla proběhnout venku nebo budete hledat zastřešený prostor?)
• kolik peněz můžete utratit a kde je vezmete (je dobré počítat s tím, že některé náklady budete hradit hotově, jiné na fakturu s několikatýdenní splatností)

Jak vybrat nejlepší dodavatele

V závislosti na rozpočtu a cíli akce se porozhlédněte po adekvátních prostorech a zjistěte, zda jsou ve vybraném termínu k dispozici.

Vzápětí byste měli začít řešit dodavatele občerstvení. Vždy jich oslovte víc a spolehněte se při tom na své předchozí zkušenosti, reference kolegů z práce nebo reference z internetu. Každému z dodavatelů dejte stejné zadání, které by mělo obsahovat nejen informace o datu a místě konání akce, ale také vaše preference ohledně skladby menu, případných speciálních požadavků a servírovaných nápojů. Nezapomeňte, že se vás každý z dodavatelů také hned zeptá na počet hostů, ten je totiž zásadní pro kalkulaci ceny.

Výběr vašeho cateringu částečně určí i to, kde celá akce proběhne. Některé prostory totiž mají své vlastní dodavatele a jiné na místo nepustí.

V průběhu celého procesu zjistěte od svých hostů, zda někdo z nich trpí nějakou formou alergie či intolerance na potraviny, abyste mu dokázali servírovaným menu vyjít vstříc.

Organizace programu a příjemného prostředí na místě

Dobře si rozmyslete, jak bude vaše akce zorganizovaná. Zaměřit byste se měli především na:

• chcete, aby vaši hosté seděli u stolů nebo se budou volně pohybovat?
• jak bude vypadat doprovodný program a koho k jeho realizaci budete potřebovat (moderátor, umělci, odborníci, mluvčí, hudba…)?
• bude doprovodný program probíhat na pódiu, uprostřed sálu mezi lidmi nebo plánujete několik menších stanovišť se zábavou?
• jak by měla vypadat výzdoba celého prostoru? Chcete pouze květiny na stoly a firemní poutače nebo budete prostor tematicky měnit v duchu akce?
• jakou budete potřebovat techniku? Vystačíte si s tím, co je součástí pronajímaného prostoru nebo si budete potřebovat půjčit další, např. světla, mikrofony, ozvučení…?
• zvládnete na místě vše sami nebo se vám bude hodit pomoc kolegů či placeného personálu?

Sepište si každý detail včetně termínu, do kdy je potřeba úkol splnit, a kdo je za něj zodpovědný.

Za vším hledej lidi

Sebelepší přípravu dokáží zhatit nevhodně zvolení lidé. Opravdu pečlivě si vybírejte spolupracovníky, hostesky… a všechny ještě před akcí proškolte. Každý, včetně cateringového personálu, musí vědět, co se od něj očekává.

Předem také určete osobu, která bude “styčným důstojníkem” pro všechny ostatní na akci. Na koho se mohou všichni obracet, pokud bude potřeba něco rozhodnout, vyřešit nebo zachránit.

Proč je plánování tak důležité

Plánování zavání nezáživnou činností, ale právě v souvislosti s pořádáním akcí je naprosto zásadní. Každá firemní (nebo soukromá) událost je na očích několika desítek či stovek hostů a je jedno, jak je vaše firma skvělá, pokud se akce nevyvede. Je proto potřeba myslet na každý detail, zajistit si dostatečné finanční i lidské zdroje, abyste si mohli na konci celého procesu pašácky poklepat na rameno.